So Aja

Kepala surat

Kepala surat atau kop surat merupakan bagian dari surat yang menunjukkan identitas suatu perusahaan atau instansi. Surat yang menggunakan kop surat biasanya merupakan surat yang dikeluarkan oleh instansi. Kop surat terdapat pada bagian teratas dari surat. Isi dari kop surat antara lain nama instansi, alamat, kotak pos, email, telepon, dsb.

Tempat dan tanggal pembuatan surat

Tempat dan tanggal merupakan bagian pertama surat. Biasanya terletak di kanan atau di kiri surat tergantung dari format yang dipilih. Tempat menunjukkan lokasi (kota) pembuatan surat. Tanggal menunjukkan tanggal ketika surat dibuat. Penulisan tempat dan tanggal penting dicantumkan karena digunakan sebagai penunjuk waktu.

Nomor surat

Nomor surat berfungsi untuk mempermudah pengarsipan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Nomor surat ditulis sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan.

Lampiran

Lampiran digunakan sebagai petunjuk tentang dokumen yang disertakan bersama surat yang bersangkutan. Untuk surat resmi lampiran dinyatakan dalam jumlah yang pasti.

Hal/Perihal

Perihal surat berisikan pokok-pokok isi surat yang ingin ditunjukkan oleh pembuat surat. Hal atau perihal merupakan inti dari isi surat secara keseluruhan.

Alamat

Bagian-bagian dari alamat surat antara lain nama jabatan seseorang, instansi dan alamat yang dituju. Bagian alamat biasanya dimulai dengan kata “kepada”.

Salam pembuka

Salam pembuka adalah kalimat pendahuluan atau kalimat pembuka yang merupakan penghormatan di awal surat. Salam pembuka yang lazim digunakan adalah “dengan hormat”. Salam pembuka ini penting bagi sebuah surat mengingat hal itu dapat menanamkan rasa persaudaraan antara orang-orang yang belum saling mengenal.

Paragraf pembuka

Paragraf pembuka adalah paragraf pendahuluan sebelum masuk ke dalam paragraf inti atau pokok permasalahan. Paragraf pembuka bersifat basa-basi dan biasanya hanya terdiri dari satu paragraf saja atau berfungsi sebagai pengantar untuk memulai menulis isi surat.

Isi surat

Isi surat adalah hal atau masalah pokok dari surat, pokok pikiran yang dituangkan untuk menyampaikan maksud dan tujuan pokok penulisan surat. Isi surat terdiri dari beberapa paragraf tergantung pembicaraan yang ingin disampaikan

Penutup surat

Paragraf penutup adalah paragraf yang digunakan sebagai penutup surat. paragraf penutup berfungsi sebagai akhir pembicaraan yang mengandung harapan, penegasan, dan pernyataan lain yang berkaitan dengan adat dan sopan santun.

Salam penutup

Salam penutup merupakan penghormatan kepada pembaca sebagai penutup surat. Salam penutup yang biasanya digunakan adalah hormat saya, hormat kami dan sebagainya.

Jabatan, tanda tangan, dan nama terang

Jabatan merupakan status atau kedudukan seseorang yang berhak menandatangani surat tersebut juga disertai nama terang.

Tembusan

Tembusan berfungsi untuk memudahkan pemeriksaan kalau ada pihak lain yang berkepentingan dengan surat tersebut. Tembusan digunakan hanya jika surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang bersangkutan dengan hal tersebut. Tembusan ditulis urut berdasarkan jabatan.

Catatan/NB

Catatan merupakan pesan singkat yang belum tercantum di dalam isi surat. catatan tidak selalu ada dalam penulisan surat. Penggunaannya tergantung pada kebutuhan.

Label: Blog, Surat

Berikut ini adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat resmi.

Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan

Seseorang yang menulis surat harus benar-benar memahami kedudukan masalah yang dikemukakan. Hal ini merupakan salah satu upaya agar tidak terjadi kesalahan pendapat ataupun penyimpangan topik. Misalnya saja ketika menulis surat perjanjian, maka harus mengetahui isi dari surat perjanjian dan hak kewajiban yang ada di dalamnya.

Memahami peraturan yang terkait dengan masalah yang diangkat

Memahami peraturan yang terkait dengan masalah yang diangkat yaitu benar-benar menguasai aturan yang terkait agar tidak terjadi kesalahpahaman terhadap suatu hal. Misalnya ketika membuat surat keputusan harus mengetahui apa saja yang diperlukan dalam surat keputusan serta peraturan-peraturan yang menyertai surat keputusan..

Pengirim surat

Ketika membaca surat kita harus mengetahui siapa yang mengirim surat. Dengan mengetahui latar belakangnya, misalnya jabatannya, pembaca akan dapat menentukan sikap terhadap surat tersebut.

Penerima surat

Penerima surat adalah orang yang menerima surat. Penulis harus mengetahui sasaran dari surat yang dituju untuk mempermudah penyampaian maksud/tujuan penulis. Misalnya, karena yang dikirimi surat adalah bawahan dan penulis selaku atasan, maka penulis bisa menggunakan bahasa/kalimat perintah.

Pesan

Pesan yang disampaikan melalui surat harus disampaikan dengan jelas supaya pembaca benar-benar memahami maksud yang ingin disampaikan penulis. Pesan yang jelas disampaikan melalui kalimat0kalaimat yang singkat, padat, dan jelas.

Saluran

Saluran adalah jalur yang dilampaui surat. Misalnya, tidak perlu menggunakan prangko, melalui kurir dsb. Biasanya si penerima harus menandatangani tanda penerimaan.

Menulis setiap bagian surat dengan aturan penulisan surat

Setiap bagian surat harus ditulis sesuai aturan yang berlaku. Misalnya tidak perlu menggunakan Yth cukup dengan menggunakan Kepada. Penataan Kop surat dsb.

Label: Blog, Surat

Dalam penulisannya, surat resmi memiliki syarat yang harus dipenuhi. Jika salah satu syarat tidak ada, maka surat dianggap sebagai surat tidak resmi. Berikut ini adalah lima syarat penulisan surat resmi.

Clearness (kejelasan)

Surat resmi haruslah jelas. Yang dimaksud jelas adalah surat resmi dapat dimengerti oleh pembacanya. Ketika dibaca, surat tidak akan menimbulkan ambiguitas. Surat akan dapat dimengerti jika maksud yang disampaikan diutarakan dengan jelas. Kejelasan itu berupa penggunaan kata-kata yang tepat, serta tidak menggunakan istilah-istilah yang sulit dimengerti.

Conciseness (singkat)

Surat resmi haruslah singkat. Singkat di sini bukan berarti pelit kata-kata tetapi lebih menekankan pada aspek menggunakan kata-kata seperlunya saja, langsung membicarakan topik yang dibahas, dan tidak bertele-tele. Kalimat yang singkat, padat, akan lebih mudah dipahami dari pada kalimat yang bertele-tele sehingga lebih cepat dimengerti.

Completeness (lengkap)

Surat resmi harus lengkap. Lengkap di sini adalah lengkap isi dan bagian-bagiannya. Artinya surat harus memuat semua keterangan yang diperlukan untuk disampaikan kepada pembacanya.

Courtesy (sopan)

Surat resmi haruslah sopan. Yang dimaksud sopan adalah penulis mampu bijaksana dalam menyampaikan maksudnya. Ia harus dapat menunjukkan penghargaannya terhadap pendapat dan perasaan pembaca. Ia juga tidak boleh merendahkan dan meremehkan orang lain, sehingga pembaca merasa dihargai.

Correcteness (benar)

Surat haruslah benar. Benar yang dimaksud adalah benar isinya. Surat tersebut bukanlah rekayasa dan apa yang disampaikan di dalamnya merupakan sesuatu yang benar dan bisa dipertanggungjawabkan.

Label: Blog, Surat

Dalam penulisannya, surat mempunyai kelebihan maupun kekurangan.

Kelebihan Surat Resmi

Praktis, ekonomis dan efektif, ketiganya merupakan kelebihan surat resmi yang sangat bermanfaat.

Praktis

Kepraktisan surat resmi terletak pada kemampuan surat dalam memuat berita/informasi sangat banyak. Penulis surat bisa menuliskan apa saja yang ingin disampaikan kepada penerima surat. Sehingga pesan yang disampaikannya tidak akan diketahui orang lain. Kepraktisan lainnya, melalui surat penulis tidak perlu takut apabila pesan yang ditulisnya dibaca orang lain, karena tidak boleh dibuka selain yang berhak membaca, sehingga kerahasiaan pesan aman.

Ekonomis

Berkomunikasi melalui media surat dikatakan sangat ekonomis. Hal ini dikaitkan dengan biaya yang dikeluarkan jika berkomunikasi melalui surat. Dengan biaya yang relatif murah, pesan yang ingin disampaikan kepada seseorang dapat diterima dengan baik. Bandingkan jika dengan menggunakan telepon. Biaya telepon interlokal untuk mengungkapkan informasi kepada seseorang pastinya akan sangat banyak, sedangkan jika melalui surat, penulis hanya mengeluarkan biaya untuk membeli prangko.

Efektif

Melalui media surat, informasi yang diterima oleh penerima surat adalah informasi yang lengkap, utuh, dan menyeluruh. Hal ini dikarenakan media surat mampu menampung informasi sebanyak-banyaknya tanpa perlu menyingkat kata ataupun menggunakan istilah-istilah khusus yang sulit dimengerti. Selain itu biayanya relatif murah. Di sinilah letak keefektifan surat, dengan biaya seminimal mungkin tapi manfaatnya sangat besar.

Kelemahan Surat Resmi

Selain mempunyai kelebihan, surat juga mempunyai kelemahan. Kelemahan surat antara lain sebagai berikut.

Waktu tidak efisien

Dalam hal penyampaiannya surat tidak memenuhi efisiensi waktu. Ketidakefisienan waktu ini dapat diketahui dari proses pengiriman surat yang memerlukan waktu yang lama dibanding dengan alat komunikasi lainnya. Alat komunikasi lain yang memanfaatkan teknologi tinggi seperti telepon, faks, ataupun email dapat menyampaikan pesan dalam hitungan menit, detik, bahkan secara langsung. Sedangkan jika melalui surat, waktu yang dibutuhkan bisa berhari-hari, bahkan berminggu-minggu, tergantung dari jarak tujuan dan layanan yang dipilih.

Tidak bertahan lama

Surat yang biasanya berupa kertas memiliki kecenderungan tidak bisa bertahan lama. Hal ini karena sifat kertas yang mudah hancur. Misalnya saja terkena air atau terlalu lama sehingga mudah lapuk. Apabila surat sudah tidak terbaca, maka surat menjadi tidak berarti. Hal ini sulit dicari solusinya. Apabila berupa kopian, maka surat tidak menjadi otentik lagi.

Memungkinkan kesalahpahaman

Surat yang panjang lebar dan banyak pesan yang disampaikan kadang menimbulkan kesalahpahaman. Apalagi jika pengirim dan penerima adalah orang yang saling tidak mengenal. Maka dalam menulis surat haruslah berhati-hati dan mengetahui latar belakang penerima juga penting. Kesalahpahaman ini terjadi karena surat merupakan bahasa tulis yang kadang menimbulkan makna ganda.

Memungkinkan terjadi keterlambatan

Surat sangat memungkinkan sekali terjadi keterlambatan. Apabila terjadi keterlambatan tentunya sangat merugikan. Misalnya saja surat undangan untuk tanggal 4 Juni 2008, sedangkan surat baru sampai tanggal 6 Juni 2008 karena terjadi bencana sehingga si penerima surat tidak dapat menghadiri undangan tersebut. Kekurangan ini akan semakin merugikan jika daerah yang dituju sangat jauh dan tidak ada alat komunikasi lainnya.

Label: Blog, Surat

Sedangkan tujuan dari penulisan surat resmi dibagi menjadi dua.

1. Untuk menyampaikan informasi atau menjalin komunikasi yang disebabkan beberapa hal, diantaranya karena jarak yang memisahkan, sebagai bukti, untuk menjaga tingkat kesopanan dalam berkomunikasi jika dalam komunikasi lisan dirasa kurang sopan, dan untuk menjaga keaslian informasi dari si pengirim surat.
2. Untuk memperlancar usaha yang dilakukan, dengan adanya surat, usaha yang dijalankan akan lebih otentik untuk dijalankan. Misalnya saja Andi mendapat surat Instruksi dari atasannya untuk melaksanakan survei lapangan, maka dengan demikian Andi dapat menjalankan perintah tersebut berdasarkan surat dari atasannya tersebut.

Label: Blog, Surat

Fungsi Surat Resmi terdiri dari berbagai macam, diantaranya adalah sebagai berikut.

Sebagai media komunikasi

Surat merupakan media komunikasi untuk bertukar informasi dan saling menyampaikan pesan secara ekonomis, praktis, dan efektif meskipun jarak dari kedua orang/instansi tersebut jauh. Misalnya surat penawaran PT. Indo di Semarang kepada PT. Ekspres di Palu.

Sebagai dokumen tertulis

Surat digunakan sebagai dokumen tertulis atau bukti. Sehingga surat yang keluar atau masuk suatu instansi harus disimpan dan diarsipkan dengan baik. Penyusunan surat biasanya ditentukan dinas yang terkait. Tetapi biasanya diurutkan berdasarkan nomor surat dan diagendakan sesuai urutan waktu.

Sebagai alat pengingat

Surat dapat bermanfaat sebagai sarana pengingat tentang suatu kejadian atau peristiwa yang terjadi di masa lalu. Dan jika suatu saat terjadi kebingungan terhadap sesuatu yang terjadi, surat tersebut dapat dibaca kembali untuk mengingat.

Sebagai pedoman kerja

Surat bermanfaat sebagai pedoman kerja. Yang dimaksud adalah dalam surat tersebut ada petunjuk kerja dari atasan. Dengan adanya surat tersebut maka seseorang dapat melaksanakan suatu pekerjaan. Misalnya surat Keputusan ataupun Surat Instruksi yang di dalamnya berisi penyerahan tugas kepada seseorang agar melaksanakan tugas tersebut sesuai dengan yang diperintahkan.

Sebagai wakil penulis

Surat dapat mewakili penulis tanpa perantara. Melalui surat, penerima akan tahu pesan apa yang ingin disampaikan oleh penulis karena surat merupakan ungkapan pikiran, hati, dan perasaan dari penulis. Bahkan ada yang mengatakan jika surat adalah percakapan tertulis.

Menjamin keamanan/sebagai keterangan

Surat berfungsi sebagai jaminan keamanan/keterangan, maksudnya adalah dengan adanya surat, akan ada jaminan keamanan terhadap apa yang dilakukan. Misalnya Surat izin mendirikan bangunan, dengan surat tersebut seseorang dapat mendirikan bangunan dan itu adalah sah secara hukum, sehingga tidak ada yang menggugatnya.

Sebagai jaminan

Surat digunakan sebagai jaminan dalam suatu hal/keadaan. Misalnya surat perjanjian digunakan sebagai jaminan tanggung jawab antara pihak satu dan yang lainnya.

Sebagai alat promosi

Selain melalui iklan, promosi juga dapat dilakukan melalui surat. Misalnya surat penawaran. Melalui surat penawaran ini penjual menawarkan barang dagangannya kepada pembeli atau pedagang lain untuk dijual kembali dengan berbagai keunggulan, misalnya awet, berkualitas, sedang trend dsb.

Sebagai sarana penghematan

Surat merupakan sarana komunikasi yang ekonomis karena biaya yang dikeluarkan tidak banyak bila dibandingkan dengan alat komunikasi lainnya. Hal ini merupakan sarana penghematan yang efektif.

Label: Blog, Surat

Berikut ini 5 ciri-ciri surat resmi.

Dikirim atau diterima oleh instansi

Surat dikatakan sebagai surat resmi apabila dikirim atau diterima oleh instansi. Hal ini yang membedakan surat resmi dengan yang lainnya. Dengan dikirim atau diterima instansi maka surat menyangkut kegiatan kedinasan yang bersifat resmi. Misalnya surat dari Mendiknas kepada Kepala Diknas di daerah untuk urusan SKM yang harus dimiliki siswa.

Menggunakan bahasa baku

Ciri surat resmi salah satunya adalah menggunakan bahasa baku. Bahasa baku digunakan karena sifat surat ini adalah resmi. Bahasa baku yaitu, bahasa Indonesia yang ditulis dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah yang berlaku. Hal ini dikarenakan bahasa Indonesia merupakan bahasa sosial yang digunakan sebagai alat pergaulan sosial. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang baik dan teratur, pilihan kata-kata tepat,jelas, dan meyakinkan, harus sopan, ramah, dan hormat. Misalnya, Pada tanggal 15 Juni 2008 kami akan mengunjungi perusahaan Anda.

Sistematis dan sesuai kaidah

Surat resmi haruslah sistematis dan sesuai kaidah. Sistematis maksudnya surat disusun sesuai dengan urutan bagian-bagiannya. Hal itu sudah ditentukan dalam format baku penulisan surat resmi yang ada dalam kaidah penulisan surat resmi. Misalnya penulisan tanggal ada di sebelah kanan, atau kiri, nomor surat dan hal ditulis secara berurutan.

Menggunakan instrumen yang sesuai

Instrumen dalam surat antara lain kertas, bentuk huruf, ukuran huruf, dsb. Pemilihan kertas yang tepat, bentuk huruf, dan ukuran, serta format yang sesuai merupakan ciri surat resmi. Dengan menggunakan instrumen tersebut maka isi dari surat bisa disampaikan dengan baik dan tepat sasaran. Misalnya saja dengan menggunakan kertas kwarto dengan font Times New Roman ukuran 12, maka surat tersebut menggunakan instrumen yang sesuai agar isi dapat sampai dengan benar.

Ada tembusan (bila perlu)

Penanda khusus surat resmi salah satunya adalah tembusan. Tapi tidak semua surat resmi memiliki tembusan. Tembusan digunakan hanya jika surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang bersangkutan dengan hal tersebut. Tembusan ditulis urut berdasarkan jabatan.

Label: Blog, Surat

Definisi Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh perorangan yang ditujukan kepada individu yang di dalamnya berisikan informasi yang bersifat pribadi. Surat pribadi bisa dikirim melalui email atau pos. Korespondensi biasanya dilakukan karena jarak jauh ataupun karena ada halangan sebagi ganti dari penulis. Contohnya adalah surat cinta yang diberikan seseorang kepada kekasihnya.

Jenis-jenis Surat Pribadi

Jenis-jenis surat pribadi antara lain sebagai berikut.

1. Surat perkenalan, surat yang berisi ajakan berkenalan untuk menjalin hubungan pertemanan.
2. Surat cinta, yaitu surat yang berisi pernyataan cinta ataupun ungkapan perasaan seseorang kepada orang yang disayangi.
3. Surat antar kawan, yaitu surat yang ditulis seseorang kepada temannya untuk bertukar kabar, informasi, dsb.
4. Surat ucapan selamat, yaitu surat yang berisikan ucapan selamat atas sesuatu hal misalnya ulang tahun, telah mempunyai anak, dsb.

Label: Blog, Surat

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi pribadi adalah surat yang ditulis individu/perorangan yang ditujukan kepada lembaga atau instansi dengan tujuan tertentu sesuai dengan maksud penulis. Contoh dari surat resmi pribadi adalah surat lamaran pekerjaan yang dikirimkan seseorang untuk instansi dengan tujuan melamar pekerjaan.

Jenis-jenis Surat Resmi Pribadi

Jenis-jenis surat resmi pribadi dijelaskan sebagai berikut.

1. Surat izin sekolah, yaitu surat yang digunakan untuk meminta izin tidak mengikuti pelajaran karena alasan tertentu, misalnya sakit, pergi, mengikuti lomba, dsb.
2. Surat izin kerja, yaitu surat yang digunakan untuk tidak bekerja karena ada alasan, misalnya sakit, orang tua meninggal, dsb.
3. Surat izin pindah sekolah, yaitu surat yang ditujukan kepada kepala sekolah untuk meminta surat rekomendasi yang digunakan untuk pindah sekolah dengan alasan tertentu, misalnya mengikuti orang tua yang pindah.
4. Surat lamaran pekerjaan, yaitu surat dari seseorang kepada instansi atau perusahaan untuk mencari/melamar menjadi karyawan di tempat tersebut.
5. Surat permohonan, yaitu surat yang ditujukan kepada atasan untuk meminta sesuatu. Misalnya, surat permohonan izin, cuti kuliah, maupun permohonan dana.
6. Surat keterangan, yaitu surat yang berisikan keterangan tentang suatu hal yang digunakan untuk tujuan tertentu. Misalnya saja surat keterangan tidak mampu.
7. Surat pernyataan, yaitu surat yang berisikan pernyataan seseorang tentang suatu hal. Misalnya surat pernyataan kesediaan untuk melaksanakan KKN di tempat yang telah ditentukan oleh Universitas.
8. Surat perjanjian, yaitu surat yang berisi perjanjian antara individu dengan tujuan tertentu. Misalnya surat perjanjian pinjaman uang yang biasanya disertakan materai.

Label: Blog, Surat

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang diterbitkan oleh instansi yang ditujukan kepada instansi lain atau individu yang berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas, kegiatan dinas, atau bisnis instansi yang terkait. Misalnya, surat permintaan dagang dan surat penawaran.

Jenis-jenis Surat Resmi

Berikut ini adalah jenis-jenis surat resmi.

1. Surat permohonan, yaitu surat yang berisi permintaan yang ditujukan kepada atasan atau pimpinan. Misalnya surat permohonan peninjauan kembali dalam hal perpindahan tempat tugas.
2. Surat pengantar, yaitu surat yang digunakan untuk keperluan mengantarkan sesuatu. Misalnya surat pengantar pengadaan buku yang diberikan Departemen Pendidikan kepada sekolah-sekolah.
3. Surat Keputusan, yaitu surat keputusan dari pimpinan tentang suatu hal yang sebelum memutuskan hal tersebut ada dasar hukum/peraturan/undang-undang yang melandasi. Surat ini juga digunakan sebagai pedoman kerja. Misalnya Surat Keputusan Pegawai Negeri Sipil.
4. Surat panggilan/undangan, yaitu surat yang digunakan untuk memanggil/mengundang seseorang dengan tujuan tertentu. Misalnya surat panggilan orang tua siswa.
5. Surat peringatan, yaitu surat yang bertujuan untuk mengingatkan supaya seseorang melakukan tugas dengan baik. Misalnya surat peringatan karena sering bolos kerja.
6. Surat perintah, yaitu surat yang berisi perintah/instruksi dari atasan kepada bawahan untuk melakukan tugas di luar pekerjaan rutin. Misalnya surat perintah dari Ketua BSNP kepada bawahannya untuk membuat setting naskah buku.
7. Surat tugas, yaitu surat yang berisi penugasan seseorang oleh atasan untuk melaksanakan suatu hal. Misalnya surat tugas dari Kepala Diknas kota W kepada Pak Amir untuk menjadi Kepala Sekolah sementara di SMP X selama ada kekosongan jabatan di sekolah tersebut.
8. Surat instruksi, yaitu surat yang berisi instruksi untuk melakukan sesuatu hal. Misalnya, Kepala Sekolah memberikan surat instruksi kepada guru untuk mendampingi siswa lomba di luar daerah.
9. Surat kuasa, yaitu surat yang berisi pemberian kuasa kepada seseorang untuk melakukan suatu hal tanpa menunggu pihak pemberi kuasa. Misalnya surat pemberian kuasa untuk menandatangani dokumen selama pimpinan berada di luar negeri.
10. Surat pengumuman, yaitu surat yang di dalamnya berisi informasi penting yang sifatnya segera. Misalnya, pengumuman hari libur sekolah karena ada rapat dinas.
11. Nota dinas, yaitu nota yang dibuat pejabat tinggi untuk bawahannya dalam keadaan mendesak yang isinya sedikit banyak bersifat rahasia dan segera membutuhkan solusi serta digunakan dalam ruang lingkup sendiri. Nota dinas merupakan penyimpangan prosedur yang telah ditentukan. Misalnya dari gubernur kepada bupati karena ada demonstrasi yang destruktif.
12. Surat niaga, yaitu surat yang ditulis oleh orang/instansi/lembaga yang bergerak dalam bidang perniagaan dan perusahaan yang isinya mengenai soal-soal seputar perniagaan. Surat niaga dibagi menjadi:
    1. Surat permintaan penawaran, yaitu surat yang berisi permintaan mengenai informasi tentang suatu barang sebagai bahan pertimbangan pembelian dalam jumlah banyak.
    2. Surat penawaran, yaitu surat yang berisi penawaran sesuatu kepada seseorang/perusahaan untuk menjalin kerjasama di dalamnya terdapat keunggulan dari produk yang ditawarkan. Misalnya menawarkan perlengkapan dapur yang sedang booming.
    3. Surat pesanan, yaitu surat yang dikirimkan pembeli kepada penjual untuk membeli barang-barang yang diperlukan.
    4. Surat tagihan, yaitu surat peringatan yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli agar pembeli melunasi hutang-hutangnya sesuai perjanjian yang telah disepakati.
    5. Surat jalan/pemberitahuan pengiriman barang, yaitu surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli yang isinya pemberitahuan tentang barang-barang pesanan yang sudah ada dan segera dikirim kepada pembeli.
    6. Surat tanda bukti/pengiriman pembayaran, yaitu surat dari pembeli yang isinya bahwa pembeli sudah mengirimkan pembayaran dari barang-barang yang sudah diterimanya.
    7. Surat klaim/pengaduan, yaitu surat pemberitahuan dari pembeli kepada penjual karena barang yang dikirim tidak sesuai pesanan disertai tuntutan penyelesaian.
    8. Surat pemberitahuan, yaitu surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal dalam bidang perniagaan, misalnya perpindahan lokasi perusahaan.
    9. Surat ucapan selamat, yaitu surat yang isinya ucapan selamat kepada perusahaan lain atas sesuatu hal, misalnya karena pembukaan kantor cabang.
    10. Surat ucapan terimakasih, yaitu surat yang menekankan isinya pada penerima surat supaya merasa senang.
    11. Surat belasungkawa, yaitu surat yang isinya menyatakan belasungkawa perusahaan karena suatu hal.
    12. Surat perjanjian: sewa-menyewa, jual beli, borongan, dsb. Yaitu surat yang isinya perjanjian beberapa pihak tentang suatu hal.
13. Surat gugat, yaitu surat yang isinya menggugat atas apa yang terjadi atau biasa disebut surat komplain. Misalnya surat gugat dari A ke B karena barang yang dikirim tidak sesuai dengan perjanjian sehingga pihak A merasa dirugikan.
14. Surat referensi, yaitu surat yang di dalamnya berisi pertimbangan tentang suatu hal. Misalnya, surat referensi perusahaan X terhadap Perusahaan Y sebagai perusahaan yang bergerak di bidang barang elektronik.
15. Surat edaran, yaitu surat yang diedarkan kepada kalangan tertentu menyangkut suatu hal/kegiatan. Misalnya surat edaran dalam rangka pengambilan rapor oleh wali murid.

Setelah memahami tentang pengertian dan jenis-jenis surat resmi. Perlu juga untuk memahami bagian-bagian yang lain dari surat resmi sendiri sehingga dapat membentuk pemahaman yang lebih komprehensif. Bagian-bagian lain dari surat resmi adalah sebagai berikut.

1. Fungsi Surat Resmi
2. Tujuan Penulisan Surat Resmi
3. Ciri-ciri Surat Resmi
4. Bagian-bagian Surat Resmi
5. Hal-hal Penting dalam Surat Resmi
6. Syarat Surat Resmi
7. Keunggulan dan Kelemahan Surat Resmi
8. Contoh-contoh Surat Resmi

Label: Blog, Surat

Dalam kehidupan sehari-hari manusia tidak bisa lepas dengan kegiatan berkomunikasi. Baik komunikasi tulis ataupun lisan. Komunikasi lisan dilakukan dengan kegiatan berbicara dan menyimak, sedangkan komunikasi tulis dilakukan dengan menggunakan media tulisan.

Media komunikasi tulis mempunyai beberapa ragam, salah satunya adalah surat. Surat merupakan media komunikasi tulis yang sangat penting dalam kehidupan. Hal ini dikarenakan surat diperlukan sebagai sarana komunikasi untuk berbagai keperluan dalam kehidupan. Misalnya untuk sarana komunikasi antar individu, antar lembaga/instansi, maupun antara individu dan instansi. Di samping itu, melalui surat yang sesuai, pesan/maksud yang ingin disampaikan penulis kepada penerima surat dapat disampaikan dengan gamblang dan melalui proses yang matang, tidak seperti jika melalui media lisan yang kadang kurang berstruktur. Juga karena keterbatasan manusia, misalnya tidak ada jaringan komunikasi dengan jarak yang jauh, maka surat dapat menjadi alternatif. Oleh karena itu, mempelajari bab tentang persuratan adalah hal yang penting dilakukan.

Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi dengan bahasa tulisan yang digunakan sebagai alat atau sarana untuk menyampaikan suatu informasi atau berita (Dewi, 2004: 1). Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat adalah kertas bertulis dengan berbagai isi dan maksud sebagai tanda atau keterangan.

Surat adalah alat/sarana komunikasi tertulis antar pihak dengan menggunakan kertas berukuran tertentu yang merupakan penjelasan pikiran dan perasaan seseorang.

Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa surat adalah alat komunikasi tulis dengan bahasa tulisan yang di dalamnya berisi maksud/tujuan dan digunakan untuk menyampaikan informasi atau berita.

Ragam Surat

Berdasarkan jenisnya, surat dibagi menjadi tiga, yaitu:

1. surat resmi
2. surat resmi pribadi
3. surat pribadi

Label: Blog, Surat