Dalam penulisannya, surat mempunyai kelebihan maupun kekurangan.
Kelebihan Surat Resmi
Praktis, ekonomis dan efektif, ketiganya merupakan kelebihan surat resmi yang sangat bermanfaat.
Praktis
Kepraktisan surat resmi terletak pada kemampuan surat dalam memuat berita/informasi sangat banyak. Penulis surat bisa menuliskan apa saja yang ingin disampaikan kepada penerima surat. Sehingga pesan yang disampaikannya tidak akan diketahui orang lain. Kepraktisan lainnya, melalui surat penulis tidak perlu takut apabila pesan yang ditulisnya dibaca orang lain, karena tidak boleh dibuka selain yang berhak membaca, sehingga kerahasiaan pesan aman.
Ekonomis
Berkomunikasi melalui media surat dikatakan sangat ekonomis. Hal ini dikaitkan dengan biaya yang dikeluarkan jika berkomunikasi melalui surat. Dengan biaya yang relatif murah, pesan yang ingin disampaikan kepada seseorang dapat diterima dengan baik. Bandingkan jika dengan menggunakan telepon. Biaya telepon interlokal untuk mengungkapkan informasi kepada seseorang pastinya akan sangat banyak, sedangkan jika melalui surat, penulis hanya mengeluarkan biaya untuk membeli prangko.
Efektif
Melalui media surat, informasi yang diterima oleh penerima surat adalah informasi yang lengkap, utuh, dan menyeluruh. Hal ini dikarenakan media surat mampu menampung informasi sebanyak-banyaknya tanpa perlu menyingkat kata ataupun menggunakan istilah-istilah khusus yang sulit dimengerti. Selain itu biayanya relatif murah. Di sinilah letak keefektifan surat, dengan biaya seminimal mungkin tapi manfaatnya sangat besar.
Kelemahan Surat Resmi
Selain mempunyai kelebihan, surat juga mempunyai kelemahan. Kelemahan surat antara lain sebagai berikut.
Waktu tidak efisien
Dalam hal penyampaiannya surat tidak memenuhi efisiensi waktu. Ketidakefisienan waktu ini dapat diketahui dari proses pengiriman surat yang memerlukan waktu yang lama dibanding dengan alat komunikasi lainnya. Alat komunikasi lain yang memanfaatkan teknologi tinggi seperti telepon, faks, ataupun email dapat menyampaikan pesan dalam hitungan menit, detik, bahkan secara langsung. Sedangkan jika melalui surat, waktu yang dibutuhkan bisa berhari-hari, bahkan berminggu-minggu, tergantung dari jarak tujuan dan layanan yang dipilih.
Tidak bertahan lama
Surat yang biasanya berupa kertas memiliki kecenderungan tidak bisa bertahan lama. Hal ini karena sifat kertas yang mudah hancur. Misalnya saja terkena air atau terlalu lama sehingga mudah lapuk. Apabila surat sudah tidak terbaca, maka surat menjadi tidak berarti. Hal ini sulit dicari solusinya. Apabila berupa kopian, maka surat tidak menjadi otentik lagi.
Memungkinkan kesalahpahaman
Surat yang panjang lebar dan banyak pesan yang disampaikan kadang menimbulkan kesalahpahaman. Apalagi jika pengirim dan penerima adalah orang yang saling tidak mengenal. Maka dalam menulis surat haruslah berhati-hati dan mengetahui latar belakang penerima juga penting. Kesalahpahaman ini terjadi karena surat merupakan bahasa tulis yang kadang menimbulkan makna ganda.
Memungkinkan terjadi keterlambatan
Surat sangat memungkinkan sekali terjadi keterlambatan. Apabila terjadi keterlambatan tentunya sangat merugikan. Misalnya saja surat undangan untuk tanggal 4 Juni 2008, sedangkan surat baru sampai tanggal 6 Juni 2008 karena terjadi bencana sehingga si penerima surat tidak dapat menghadiri undangan tersebut. Kekurangan ini akan semakin merugikan jika daerah yang dituju sangat jauh dan tidak ada alat komunikasi lainnya.
Click for Komentar