Dalam penulisannya, surat resmi memiliki syarat yang harus dipenuhi. Jika salah satu syarat tidak ada, maka surat dianggap sebagai surat tidak resmi. Berikut ini adalah lima syarat penulisan surat resmi.
Clearness (kejelasan)
Surat resmi haruslah jelas. Yang dimaksud jelas adalah surat resmi dapat dimengerti oleh pembacanya. Ketika dibaca, surat tidak akan menimbulkan ambiguitas. Surat akan dapat dimengerti jika maksud yang disampaikan diutarakan dengan jelas. Kejelasan itu berupa penggunaan kata-kata yang tepat, serta tidak menggunakan istilah-istilah yang sulit dimengerti.
Conciseness (singkat)
Surat resmi haruslah singkat. Singkat di sini bukan berarti pelit kata-kata tetapi lebih menekankan pada aspek menggunakan kata-kata seperlunya saja, langsung membicarakan topik yang dibahas, dan tidak bertele-tele. Kalimat yang singkat, padat, akan lebih mudah dipahami dari pada kalimat yang bertele-tele sehingga lebih cepat dimengerti.
Completeness (lengkap)
Surat resmi harus lengkap. Lengkap di sini adalah lengkap isi dan bagian-bagiannya. Artinya surat harus memuat semua keterangan yang diperlukan untuk disampaikan kepada pembacanya.
Courtesy (sopan)
Surat resmi haruslah sopan. Yang dimaksud sopan adalah penulis mampu bijaksana dalam menyampaikan maksudnya. Ia harus dapat menunjukkan penghargaannya terhadap pendapat dan perasaan pembaca. Ia juga tidak boleh merendahkan dan meremehkan orang lain, sehingga pembaca merasa dihargai.
Correcteness (benar)
Surat haruslah benar. Benar yang dimaksud adalah benar isinya. Surat tersebut bukanlah rekayasa dan apa yang disampaikan di dalamnya merupakan sesuatu yang benar dan bisa dipertanggungjawabkan.
Click for Komentar