Fungsi Surat Resmi terdiri dari berbagai macam, diantaranya adalah sebagai berikut.
Sebagai media komunikasi
Surat merupakan media komunikasi untuk bertukar informasi dan saling menyampaikan pesan secara ekonomis, praktis, dan efektif meskipun jarak dari kedua orang/instansi tersebut jauh. Misalnya surat penawaran PT. Indo di Semarang kepada PT. Ekspres di Palu.
Sebagai dokumen tertulis
Surat digunakan sebagai dokumen tertulis atau bukti. Sehingga surat yang keluar atau masuk suatu instansi harus disimpan dan diarsipkan dengan baik. Penyusunan surat biasanya ditentukan dinas yang terkait. Tetapi biasanya diurutkan berdasarkan nomor surat dan diagendakan sesuai urutan waktu.
Sebagai alat pengingat
Surat dapat bermanfaat sebagai sarana pengingat tentang suatu kejadian atau peristiwa yang terjadi di masa lalu. Dan jika suatu saat terjadi kebingungan terhadap sesuatu yang terjadi, surat tersebut dapat dibaca kembali untuk mengingat.
Sebagai pedoman kerja
Surat bermanfaat sebagai pedoman kerja. Yang dimaksud adalah dalam surat tersebut ada petunjuk kerja dari atasan. Dengan adanya surat tersebut maka seseorang dapat melaksanakan suatu pekerjaan. Misalnya surat Keputusan ataupun Surat Instruksi yang di dalamnya berisi penyerahan tugas kepada seseorang agar melaksanakan tugas tersebut sesuai dengan yang diperintahkan.
Sebagai wakil penulis
Surat dapat mewakili penulis tanpa perantara. Melalui surat, penerima akan tahu pesan apa yang ingin disampaikan oleh penulis karena surat merupakan ungkapan pikiran, hati, dan perasaan dari penulis. Bahkan ada yang mengatakan jika surat adalah percakapan tertulis.
Menjamin keamanan/sebagai keterangan
Surat berfungsi sebagai jaminan keamanan/keterangan, maksudnya adalah dengan adanya surat, akan ada jaminan keamanan terhadap apa yang dilakukan. Misalnya Surat izin mendirikan bangunan, dengan surat tersebut seseorang dapat mendirikan bangunan dan itu adalah sah secara hukum, sehingga tidak ada yang menggugatnya.
Sebagai jaminan
Surat digunakan sebagai jaminan dalam suatu hal/keadaan. Misalnya surat perjanjian digunakan sebagai jaminan tanggung jawab antara pihak satu dan yang lainnya.
Sebagai alat promosi
Selain melalui iklan, promosi juga dapat dilakukan melalui surat. Misalnya surat penawaran. Melalui surat penawaran ini penjual menawarkan barang dagangannya kepada pembeli atau pedagang lain untuk dijual kembali dengan berbagai keunggulan, misalnya awet, berkualitas, sedang trend dsb.
Sebagai sarana penghematan
Surat merupakan sarana komunikasi yang ekonomis karena biaya yang dikeluarkan tidak banyak bila dibandingkan dengan alat komunikasi lainnya. Hal ini merupakan sarana penghematan yang efektif.
Click for Komentar