Berikut ini 5 ciri-ciri surat resmi.
Dikirim atau diterima oleh instansi
Surat dikatakan sebagai surat resmi apabila dikirim atau diterima oleh instansi. Hal ini yang membedakan surat resmi dengan yang lainnya. Dengan dikirim atau diterima instansi maka surat menyangkut kegiatan kedinasan yang bersifat resmi. Misalnya surat dari Mendiknas kepada Kepala Diknas di daerah untuk urusan SKM yang harus dimiliki siswa.
Menggunakan bahasa baku
Ciri surat resmi salah satunya adalah menggunakan bahasa baku. Bahasa baku digunakan karena sifat surat ini adalah resmi. Bahasa baku yaitu, bahasa Indonesia yang ditulis dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah yang berlaku. Hal ini dikarenakan bahasa Indonesia merupakan bahasa sosial yang digunakan sebagai alat pergaulan sosial. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang baik dan teratur, pilihan kata-kata tepat,jelas, dan meyakinkan, harus sopan, ramah, dan hormat. Misalnya, Pada tanggal 15 Juni 2008 kami akan mengunjungi perusahaan Anda.
Sistematis dan sesuai kaidah
Surat resmi haruslah sistematis dan sesuai kaidah. Sistematis maksudnya surat disusun sesuai dengan urutan bagian-bagiannya. Hal itu sudah ditentukan dalam format baku penulisan surat resmi yang ada dalam kaidah penulisan surat resmi. Misalnya penulisan tanggal ada di sebelah kanan, atau kiri, nomor surat dan hal ditulis secara berurutan.
Menggunakan instrumen yang sesuai
Instrumen dalam surat antara lain kertas, bentuk huruf, ukuran huruf, dsb. Pemilihan kertas yang tepat, bentuk huruf, dan ukuran, serta format yang sesuai merupakan ciri surat resmi. Dengan menggunakan instrumen tersebut maka isi dari surat bisa disampaikan dengan baik dan tepat sasaran. Misalnya saja dengan menggunakan kertas kwarto dengan font Times New Roman ukuran 12, maka surat tersebut menggunakan instrumen yang sesuai agar isi dapat sampai dengan benar.
Ada tembusan (bila perlu)
Penanda khusus surat resmi salah satunya adalah tembusan. Tapi tidak semua surat resmi memiliki tembusan. Tembusan digunakan hanya jika surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang bersangkutan dengan hal tersebut. Tembusan ditulis urut berdasarkan jabatan.
Click for Komentar