Berikut ini adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat resmi.
Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan
Seseorang yang menulis surat harus benar-benar memahami kedudukan masalah yang dikemukakan. Hal ini merupakan salah satu upaya agar tidak terjadi kesalahan pendapat ataupun penyimpangan topik. Misalnya saja ketika menulis surat perjanjian, maka harus mengetahui isi dari surat perjanjian dan hak kewajiban yang ada di dalamnya.
Memahami peraturan yang terkait dengan masalah yang diangkat
Memahami peraturan yang terkait dengan masalah yang diangkat yaitu benar-benar menguasai aturan yang terkait agar tidak terjadi kesalahpahaman terhadap suatu hal. Misalnya ketika membuat surat keputusan harus mengetahui apa saja yang diperlukan dalam surat keputusan serta peraturan-peraturan yang menyertai surat keputusan..
Pengirim surat
Ketika membaca surat kita harus mengetahui siapa yang mengirim surat. Dengan mengetahui latar belakangnya, misalnya jabatannya, pembaca akan dapat menentukan sikap terhadap surat tersebut.
Penerima surat
Penerima surat adalah orang yang menerima surat. Penulis harus mengetahui sasaran dari surat yang dituju untuk mempermudah penyampaian maksud/tujuan penulis. Misalnya, karena yang dikirimi surat adalah bawahan dan penulis selaku atasan, maka penulis bisa menggunakan bahasa/kalimat perintah.
Pesan
Pesan yang disampaikan melalui surat harus disampaikan dengan jelas supaya pembaca benar-benar memahami maksud yang ingin disampaikan penulis. Pesan yang jelas disampaikan melalui kalimat0kalaimat yang singkat, padat, dan jelas.
Saluran
Saluran adalah jalur yang dilampaui surat. Misalnya, tidak perlu menggunakan prangko, melalui kurir dsb. Biasanya si penerima harus menandatangani tanda penerimaan.
Menulis setiap bagian surat dengan aturan penulisan surat
Setiap bagian surat harus ditulis sesuai aturan yang berlaku. Misalnya tidak perlu menggunakan Yth cukup dengan menggunakan Kepada. Penataan Kop surat dsb.
Click for Komentar