Kepala surat
Kepala surat atau kop surat merupakan bagian dari surat yang menunjukkan identitas suatu perusahaan atau instansi. Surat yang menggunakan kop surat biasanya merupakan surat yang dikeluarkan oleh instansi. Kop surat terdapat pada bagian teratas dari surat. Isi dari kop surat antara lain nama instansi, alamat, kotak pos, email, telepon, dsb.
Tempat dan tanggal pembuatan surat
Tempat dan tanggal merupakan bagian pertama surat. Biasanya terletak di kanan atau di kiri surat tergantung dari format yang dipilih. Tempat menunjukkan lokasi (kota) pembuatan surat. Tanggal menunjukkan tanggal ketika surat dibuat. Penulisan tempat dan tanggal penting dicantumkan karena digunakan sebagai penunjuk waktu.
Nomor surat
Nomor surat berfungsi untuk mempermudah pengarsipan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Nomor surat ditulis sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan.
Lampiran
Lampiran digunakan sebagai petunjuk tentang dokumen yang disertakan bersama surat yang bersangkutan. Untuk surat resmi lampiran dinyatakan dalam jumlah yang pasti.
Hal/Perihal
Perihal surat berisikan pokok-pokok isi surat yang ingin ditunjukkan oleh pembuat surat. Hal atau perihal merupakan inti dari isi surat secara keseluruhan.
Alamat
Bagian-bagian dari alamat surat antara lain nama jabatan seseorang, instansi dan alamat yang dituju. Bagian alamat biasanya dimulai dengan kata “kepada”.
Salam pembuka
Salam pembuka adalah kalimat pendahuluan atau kalimat pembuka yang merupakan penghormatan di awal surat. Salam pembuka yang lazim digunakan adalah “dengan hormat”. Salam pembuka ini penting bagi sebuah surat mengingat hal itu dapat menanamkan rasa persaudaraan antara orang-orang yang belum saling mengenal.
Paragraf pembuka
Paragraf pembuka adalah paragraf pendahuluan sebelum masuk ke dalam paragraf inti atau pokok permasalahan. Paragraf pembuka bersifat basa-basi dan biasanya hanya terdiri dari satu paragraf saja atau berfungsi sebagai pengantar untuk memulai menulis isi surat.
Isi surat
Isi surat adalah hal atau masalah pokok dari surat, pokok pikiran yang dituangkan untuk menyampaikan maksud dan tujuan pokok penulisan surat. Isi surat terdiri dari beberapa paragraf tergantung pembicaraan yang ingin disampaikan
Penutup surat
Paragraf penutup adalah paragraf yang digunakan sebagai penutup surat. paragraf penutup berfungsi sebagai akhir pembicaraan yang mengandung harapan, penegasan, dan pernyataan lain yang berkaitan dengan adat dan sopan santun.
Salam penutup
Salam penutup merupakan penghormatan kepada pembaca sebagai penutup surat. Salam penutup yang biasanya digunakan adalah hormat saya, hormat kami dan sebagainya.
Jabatan, tanda tangan, dan nama terang
Jabatan merupakan status atau kedudukan seseorang yang berhak menandatangani surat tersebut juga disertai nama terang.
Tembusan
Tembusan berfungsi untuk memudahkan pemeriksaan kalau ada pihak lain yang berkepentingan dengan surat tersebut. Tembusan digunakan hanya jika surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang bersangkutan dengan hal tersebut. Tembusan ditulis urut berdasarkan jabatan.
Catatan/NB
Catatan merupakan pesan singkat yang belum tercantum di dalam isi surat. catatan tidak selalu ada dalam penulisan surat. Penggunaannya tergantung pada kebutuhan.
Click for Komentar