Surat dinas yang dimaksudkan adalah sebagai salah satu alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan warta tentang kedinasan, dibuat oleh seorang pejabat organisasi/instansi pemerintah.
Karena surat dinas itu dibuat oleh seseorang dalam kedudukannya sebagai pejabat instansi pemerintah. maka surat dinas itu disebut juga surat jabatan. Di samping itu dikenal pula sebutan surat resmi untuk surat dinas atau surat jabatan ini, karena surat dinas memang dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah dalam arti bukan oleh suatu organisasi swasta.
Surat dinas/ jabatan mempunyai bentuk dan sifat yang berbeda dengan surat pribadi dan surat dagang.
Dibandingkan dengan surat pribadi, perbedaannya terletak pada kedudukan penulis. Penulis surat dinas dalam menyusun kata-kata dan kalimat harus senantiasa ingat bahwa dia menulis dalam kedudukannya sebagai seorang pejabat instansi pemerintah. Selain itu penulis surat dinas tidak senantiasa menjadi subyek surat itu.
Di suatu departemen misalnya, hanya surat-surat yang sangat penting saja yang ditandatangani oleh Menteri. Pada umumnya surat-surat ditanda-tangani oleh Sekretaris Jenderal atau oleh Direktur Jenderal, Kepala Biro, Kepala Bagian, Kepala Direktorat, Kepala Sub Direktorat, tetapi atas natna atau untuk beliau (pejabat atasannya masing-masing). Untuk kelancaran pekerjaan, petugas-petugas bawahan tertentu dapat juga diberi kepercayaan menandatangani surat-surat untuk atau atas perintah atasannya.
Mereka yang bertugas membuat konsep surat harus dapat menempatkan diri sebagai subyek surat itu. Pembuat konsep surat harus yakin, bahwa apa yang ditulisnya merupakan ucapan atasannya.
Dalam surat dagang terdapat cara tertentu yang sudah lazim dipakai. Kelaziman ini lambat-laun menjadi norma. Kelaziman dan norma ini lebih tertanam lagi dalam surat dinas/jabatan. Di antara surat dinas/jabatan itu akan dikemukakan di sini beberapa jenis, yaitu: a) Surat Pengantar, b) Surat Pemberitahuan, c) Surat Perintah, d) Surat Panggilan, e) Surat Peringatan, f) Surat Permohonan, g) Memorandum, h) Nota Dinas dan i) Surat Keputusan.
Label: Surat
Click for Komentar